采購廉潔管理
發(fā)布日期:2021-03-29瀏覽次數(shù):1261標(biāo)簽:
腐敗是附著在權(quán)力上的咒語，哪里有權(quán)力哪里就有腐敗的存在。采購作為確定供應(yīng)商、定價、合同訂立等有跟供應(yīng)商“直接”的影響力，也因此成為供應(yīng)商“拉攏”對象。
中國是世界第一的生產(chǎn)大國，一般生產(chǎn)型企業(yè)采購物料占到銷售金額占比50%以上，企業(yè)的采購績效從人的角度看決定因素有兩方面， 一是采購能力；二是采購員的職業(yè)操守。能力不足，只要有良好的積極的學(xué)習(xí)能力和成長需求可以有針對性的培養(yǎng)和鍛煉提高，而職業(yè)操守的好壞卻可能直接影響采購的質(zhì)量與價格，對公司造成的影響和損失會非常巨大，嚴(yán)重的甚至?xí)绊懙焦镜穆曌u和形象，因此，職業(yè)操守作為采購人員的硬性指標(biāo)被重視也就不足為奇了。但是，由于采購工作性質(zhì)的特殊性和敏感性，采購人員的職業(yè)操守問題又成為不少企業(yè)困擾的問題，防不勝防，屢禁不止。這些問題影響著一個公司外部競爭力，也使企業(yè)內(nèi)部環(huán)境不公平，企業(yè)文化不能良好的延續(xù)。職業(yè)操守問題是個很敏感的問題，看起來是個人問題，但是究其根源是環(huán)境問題，土壤問題，因此從企業(yè)角度應(yīng)該研究的是怎樣的采購環(huán)境和工作流程制度能夠有效的控制和杜絕采購人員出現(xiàn)職業(yè)操守問題，能夠讓人員更專注事業(yè)的發(fā)展和工作的績效以及對企業(yè)的價值貢獻(xiàn)。這也是本節(jié)內(nèi)容要重點分析和探討的主題。 “每個人心里面都住著一個天使和魔鬼“，在規(guī)范管理機制流程健全完善的的企業(yè)里走出來的是天使，在只有思想教育沒有實質(zhì)管理的企業(yè)走出來的是魔鬼。怎樣預(yù)防采購腐敗，培養(yǎng)采購人員良好職業(yè)操守從現(xiàn)實的案例分析我們可以看出，采購腐敗一旦發(fā)生，首先受損失的一定是公司利益，因此采購腐敗不能事后管理，要預(yù)防為本，防消結(jié)合，企業(yè)要構(gòu)建不能腐的采購環(huán)境，同時也要構(gòu)建不敢腐的嚴(yán)懲機制，同時還要正向激勵，引導(dǎo)采購人員采購團隊的價值取向，通過為企業(yè)降本增效獲得激勵和獎勵，讓團隊和個人的成長發(fā)展與企業(yè)進(jìn)步發(fā)展同步，只有這樣才能真正從根源上預(yù)防采購腐敗，同時也要構(gòu)建合理的供應(yīng)商引入和管理評價體系，引導(dǎo)供應(yīng)商與公司價值取向一致，鼓勵供應(yīng)商朝著企業(yè)需要的方向去發(fā)展和合作，內(nèi)外部環(huán)境同時打造一個健康的土壤就可以預(yù)防采購腐敗，預(yù)防供應(yīng)商的潛規(guī)則，培養(yǎng)與企業(yè)共同進(jìn)退的合作伙伴，打造適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，滿足客戶需要的具有職業(yè)操守的高效采購團隊。
（1）、采購部門的崗位職能分離，互相支持又互相監(jiān)督 很多企業(yè)將采與購的崗位職能進(jìn)行分離，簡單來說采只負(fù)責(zé)選供應(yīng)商、確定質(zhì)量、價格、產(chǎn)能、交付條件等；購負(fù)責(zé)向合格供應(yīng)商下單采購。還有的企業(yè)除了將采與購分離，還設(shè)立采購分析和采購控制崗位，采購分析做專業(yè)的數(shù)據(jù)分析和市場分析，對采購價格進(jìn)行審核和建議，采購控制對采與購的工作流程進(jìn)行監(jiān)督監(jiān)控，這樣的好處是各崗位之間互相支持又互相監(jiān)督，可以很好的避免一崗到底，一人說了算的局面造成采購腐敗的風(fēng)險。 （2）、成立監(jiān)事會等監(jiān)管機構(gòu)進(jìn)行外圍監(jiān)督監(jiān)控，獨立行使監(jiān)督管理職能非上市民營企業(yè)監(jiān)事會有別于其他一般意義上的監(jiān)事會，這種獨立于企業(yè)管理架構(gòu)和一般性業(yè)務(wù)往來的企業(yè)獨立監(jiān)督部門，更加能夠客觀地公正地調(diào)研企業(yè)的各種管理行為，特別是對企業(yè)資金使用的獨立監(jiān)督，從很多公司的實踐案例來說，監(jiān)事會發(fā)揮了重要作用。 監(jiān)事會對公司經(jīng)營管理起到監(jiān)管事前（立項需求）、事中（項目推進(jìn)）、事后（項目完成的審計）的全方位監(jiān)督，這對于管理者和被管理者都能避免管理尷尬，就像是家長對于孩子的教育，有時候難免需要一個做訂立規(guī)矩遇到問題嚴(yán)肅批評的人，另一個做打氣鼓勵積極共同改善的人。有這樣的情況，管理架構(gòu)里的人，很多時候為了下屬能為完成公司的既定目標(biāo)，忽視了影響原則性問題的管理，或者暫時擱置導(dǎo)致情況越來越不受控制；也有這樣的情況，管理上下級都是從基層開始工作，大家一起艱辛奮斗才換來的職位和收入待遇，管理者和上下級職員之間也形成了非常好的感情關(guān)系，這就比較難做出公正的自我監(jiān)督和提出管理質(zhì)詢和調(diào)查。 監(jiān)事會經(jīng)過股東會的授權(quán)，代表股東去檢查、驗證各種管理行為是否符合股東會和公司的最終利益，接受企業(yè)內(nèi)部員工和外部利益相關(guān)方的各種針對損害公司利益和管理行為意見和線索，形成意見的跟蹤方案得到審批后開展調(diào)查驗證，最終輸出案件報告給股東會審議討論，這對于從上而下進(jìn)行的管理改善都很大程度上擺脫了感情和關(guān)系的束縛。監(jiān)事會對于采購部門的監(jiān)管更是直接懸在采購頭上的一把利劍，采購的信息充分向監(jiān)事會公開，監(jiān)事會可以隨時對采購物資的信息和核價對比的信息進(jìn)行市場驗證，采購人員清楚明白，自己身后還有獨立機構(gòu)來隨時抽查自己的采購物資的各方面的合理性，這明顯對采購人員自身一種強有力的道德和業(yè)務(wù)水平的約束監(jiān)督力量。大型企業(yè)或者上市公司一般會設(shè)立審計風(fēng)控部門對采購部門實行外圍監(jiān)督，并且還會聘請第三方機構(gòu)行使獨立監(jiān)督監(jiān)控職能，這樣的監(jiān)督一般是從風(fēng)險管理風(fēng)險控制和風(fēng)險預(yù)防的角度對采購流程進(jìn)行審計和評估，幫助企業(yè)尋找風(fēng)險點，并進(jìn)行事前預(yù)防防控。 在一定周期內(nèi)對釆購員和主管直至經(jīng)理根據(jù)需要進(jìn)行輪崗，也是避免絕對權(quán)利的一個方法，但是輪崗制度也有利弊，采購專業(yè)度的培養(yǎng)是需要長時間的周期和過程的，對所采購物品的生產(chǎn)工藝的專業(yè)分析和相關(guān)行業(yè)市場的專業(yè)分析預(yù)測也不是短時間能夠形成的，而專業(yè)度的形成對企業(yè)的價值貢獻(xiàn)是不容置疑的，輪崗在一定程度上是可以避免一個人長期和相同的供應(yīng)商打交道，但同時也失去了培養(yǎng)和提升專業(yè)度的機會，因此我們建議在流程制度已經(jīng)健全的前提基礎(chǔ)下盡量給一個崗位足夠的專業(yè)沉淀和學(xué)習(xí)的時間，提升采購人員的專業(yè)度和職業(yè)素養(yǎng)，正向的為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。當(dāng)然，如果企業(yè)流程機制都還不夠健全，無法從制度流程方面去杜絕采購腐敗，那在完善流程制度的過程中采用輪崗方式來避免采購腐敗也不失為一個有效的方式。 俗話說得好，有德有才破格重用、有德無才培養(yǎng)使用、有才無德限制使用、無德無才堅決不用。 對采購人員的職業(yè)化評估，可以分析出采人員的個人能力、管理能力、道德觀念、價值判斷和業(yè)務(wù)判斷.從而制定人員的流動方向，培養(yǎng)方案。平時也根據(jù)采購行為的不足和短板，企業(yè)未來的改革和發(fā)展需求，不斷更新對采購供應(yīng)鏈的新標(biāo)準(zhǔn)，新戰(zhàn)略，逐步提升采購和管理人員的綜合實力，應(yīng)對永恒變化的市場環(huán)境。 通過企業(yè)日常的跨部門合作，人員交流過程中互相了解彼此的需求和怎樣更好的配合，很容易發(fā)現(xiàn)某些人的獨特能力適合做采購，因為采購不再局限于下單付款，已經(jīng)有了更多的使命，這就需要引進(jìn)既熟悉采購又熟悉相關(guān)上下游部門業(yè)務(wù)的同事，來豐富人員配置，有突破性的發(fā)展思維，不再墨守成規(guī)跳不出原有的思維來推動采購改革。 樹立模范——發(fā)現(xiàn)采購腐敗就采取嚴(yán)厲的處置辦法，這是有效的震懾和警示。另外一方面，也要樹立正確的榜樣，有標(biāo)桿才會有宣傳去學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)，吸引人們?nèi)W(xué)習(xí)和效仿。對于廉潔奉公的采購人員，切實一直以來都保持公正客觀地選取供應(yīng)商和價格分析談判，切實為企業(yè)帶來了實實際際的節(jié)省，企業(yè)應(yīng)該大力表揚和物質(zhì)獎勵，也體現(xiàn)在薪酬待遇和績效認(rèn)可上。每個人都知道這樣勤勤懇懇的踏實工作，也能獲得滿意的收入和認(rèn)可，無疑會極大促進(jìn)整個企業(yè)采購氛圍，取得更大成績。 （1）凡是與公司建立合作關(guān)系的供應(yīng)商和都需要與公司簽訂《采購廉潔協(xié)議》和《商業(yè)保密協(xié)議》；同時采購崗位的相關(guān)人員上崗前也需要與公司簽訂“采購廉潔協(xié)議”和“商業(yè)保密協(xié)議”，目的是明確底線和紅線，提高法律意識和道德意識。 《采購廉潔協(xié)議》，是甲方公司（泛指采購方）和乙方公司（泛指供應(yīng)商）之間關(guān)于廉潔商務(wù)往來的協(xié)定，也包括規(guī)范采購人員基于任何采購行為的廉潔條款。包含了很多法律支持的條款，是協(xié)議雙方都要明確遵守的也是必須遵照執(zhí)行的。例如，“甲方工作人員未向甲方公司報備不得擅自參加任何可能影響公正履行職務(wù)的乙方任何人公開或者私下的宴請和娛樂活動”。“乙方及其工作人員不得為謀取不正當(dāng)利益擅自與甲方工作人員就供應(yīng)關(guān)系的各項相關(guān)事項進(jìn)行私下商談或者達(dá)成默契”。“甲方工作人員不得以任何形式向乙方及其工作人員索要或收受各種名義的回扣、手續(xù)費等好處費”。“甲方工作人員不得索要或收受乙方及其工作人員的禮金、有價證券和貴重物品等禮物，不得向乙方報銷任何應(yīng)由個人支付的各種費用，不準(zhǔn)借用供應(yīng)商的錢物”。“若甲方工作人員發(fā)現(xiàn)乙方及其工作人員有違反本協(xié)議行為的，甲方有權(quán)以書面通知的方式，全部或部分解除雙方之間簽訂的尚未履行完畢的采購等經(jīng)濟合同，乙方因甲方解除合同產(chǎn)生的損失由乙方自行承擔(dān)，甲方因此遭受的損失由乙方負(fù)責(zé)賠償”。“乙方及其工作人員有違反本協(xié)議的，一經(jīng)查實，乙方監(jiān)督部門須配合甲方查證相關(guān)問題，依法依紀(jì)嚴(yán)肅處理，追究有關(guān)人員的責(zé)任，觸犯法律的移交司法機關(guān)處理。由此造成甲方的損失由乙方承擔(dān)，甲方有權(quán)永久取消其供貨資格”。通過舉例的幾個條款，采購的日常行為不可碰觸的紅線和底線，都非常明確，是針對雙方具有法律效力的約定文書，違反是需要承擔(dān)相應(yīng)后果直至追究法律責(zé)任的。商業(yè)保密協(xié)議的內(nèi)容包括，涉及需要保密的內(nèi)容，不得以任何形式和載體泄露給第三方的約定，雙方合作過程中可能涉及到的商業(yè)秘密和合作成果，吉技術(shù)改進(jìn)的結(jié)果等會涉及權(quán)益的分配和界定，保密期限，違約處罰等都應(yīng)該詳細(xì)規(guī)范在協(xié)議里。協(xié)議受到法律保護，一旦出現(xiàn)違約，也能有依有據(jù)地追討損失或規(guī)避風(fēng)險。 留痕管理的目的是保證采購流程的每一個節(jié)點的可追溯性，留痕管理的基本理念就是怎么規(guī)定就怎么做，怎么做就怎么記錄，如實記錄，記錄涵蓋工作的每一個關(guān)鍵節(jié)點和流程。在數(shù)字化采購逐漸普及的今天，企業(yè)ERP系統(tǒng)逐漸普及完善的今天，很多企業(yè)的采購環(huán)節(jié)實現(xiàn)了線上采購和采購功能自動化，數(shù)字化采購是解決留痕管理的終極手段，每一個操作有記錄，可追溯，不可篡改，可以很好的避免人為主觀因素對制度流程的篡改和失真影響，因此越來越多的企業(yè)重視數(shù)字化采購在企業(yè)采購功能的應(yīng)用。 以采購物資貨比三家為例的采購痕跡管理就包括——采購物資標(biāo)準(zhǔn)、 對比了哪些供應(yīng)商，供應(yīng)商的所在地是否在優(yōu)勢資源地，是否能夠符合公司的稅務(wù)要求，每一家對比供應(yīng)商的對標(biāo)報價數(shù)據(jù)是怎樣，橫向?qū)Ρ壬当壤鹊榷寄芤郧逦臄?shù)據(jù)呈現(xiàn)出來，每一個采購決定都能經(jīng)過細(xì)致的分析，做出的結(jié)果都能完整地提供給審核部門來審計復(fù)核，這一定程度上也幫助了采購人員保持原則性不受質(zhì)疑。建立評審制度的關(guān)鍵指標(biāo)，分為四大內(nèi)容，分別是供應(yīng)商基礎(chǔ)資料、評分項目、得分和評價、等級劃分的供應(yīng)商管理辦法，涵蓋了供應(yīng)商從引入到合作到淘汰的全周期。好的供應(yīng)商評審制度能夠準(zhǔn)確傳遞公司的價值觀，讓供應(yīng)商明確的知道公司倡導(dǎo)什么，反對什么，供應(yīng)商不用使其他歪腦筋，知道自己怎樣做就能得到公司認(rèn)可可以與公司共同發(fā)展，也知道那些事是不能做的，后果很嚴(yán)重。1）基本資料——既是供應(yīng)商的完整信息，也是供應(yīng)商準(zhǔn)入的一個基本條件。包括準(zhǔn)確的公司名稱和公司性質(zhì)，生產(chǎn)型還是銷售代理型企業(yè)，所在地，企業(yè)規(guī)模人員數(shù)量，年營業(yè)額，是否符合政策要求（環(huán)保法律稅務(wù)社保等要求）的企業(yè)等等。各種關(guān)鍵證件文件逐一分項查驗；設(shè)備、校量器、檢測儀器的保養(yǎng)校量的檢驗報告和保養(yǎng)記錄是否完備；供方進(jìn)料是否有作業(yè)流程有無相應(yīng)的檢驗報告；供方的倉庫是否有明確標(biāo)識和區(qū)分，不合格材料有沒有及時處理；生產(chǎn)方式是否有按訂單生產(chǎn)，是否整潔有序，是否有作業(yè)流程，是否有常備庫存；質(zhì)量控制的管理是否到位；準(zhǔn)交率合格率是否符合要求和相應(yīng)的管理措施是否得當(dāng)；與同類供應(yīng)商對比報價是否合理；風(fēng)險評估（消防安全、生產(chǎn)安全、環(huán)保安全）項目是否符合要求；其他配套服務(wù)（異常處理響應(yīng)效率、保密協(xié)議和廉潔協(xié)議的執(zhí)行情況）是否符合要求等等。 評分方式為多部門多維度評價：從價格、交期、質(zhì)量、付款方式、服務(wù)等維度多部門進(jìn)行打分評價，各部門權(quán)重和各項權(quán)重不同，最后成為該供應(yīng)商的年度總評分評分后等級劃分標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略。 組織、制度設(shè)立合理完善了，接下來要落地就要靠流程了，流程是保證制度措施有效落地的決定性因素，因此要避免采購腐敗，就一定要重視流程設(shè)計和不斷優(yōu)化，好的流程可以既保證效率又防控風(fēng)險，在流程設(shè)計中通過關(guān)鍵節(jié)點的設(shè)計和流程路線的優(yōu)化就可以達(dá)到目的。審批是采購工作里的重要環(huán)節(jié)，一般而言，關(guān)鍵事項和變更要經(jīng)過審批，重大偏差要進(jìn)行審批，但是審批可以授權(quán)，分級，既要可控又要兼顧效率原則才是好的流程設(shè)計。（2）針對供應(yīng)商明確報價流程和招標(biāo)流程建立公開的報價郵箱或者接收報價的渠道， 沒有多方參與競爭下的報價，任何公開的報價渠道都不能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。如果進(jìn)行招標(biāo)也要編制完善的招標(biāo)流程，并且要保證公開公平公正，才能吸引供應(yīng)商公平競爭。從供應(yīng)商評審，供應(yīng)商引進(jìn)，打樣試樣，采購訂單，接收入庫，付款核銷，每一項工作都要有明確的流程，知道怎么做，關(guān)鍵點是哪些，該怎樣記錄，完成哪些審批才能流轉(zhuǎn)和變更或者往下傳遞，流程要端到端，全覆蓋。 上面說過，供應(yīng)商績效考核就是做價值觀傳遞，你要求什么，鼓勵什么酒倡導(dǎo)什么，考核什么，這樣供應(yīng)商就很明確的知道邊界，知道可為和不可為，管理就相對簡單，人情方面的因素就可以最小化。但是供應(yīng)商績效評估的一個要點是評估指標(biāo)盡量客觀，可量化，可測量，主管因素盡量少，只有這樣的評價結(jié)果才能讓供應(yīng)商信服，你也才能將供應(yīng)商管理有效進(jìn)行下去。采購和銷售不同，每個公司的銷售績效都是跟銷售量，利潤掛鉤的，透明，直接，也有很高的激勵效力。采購在很多公司是不求有功，但求無過，別出事好像成了采購的最高追求，以別出事為目標(biāo)的采購能夠為公司創(chuàng)造價值嗎？答案非常明顯。因此企業(yè)應(yīng)該以全新的視角去看待采購崗位和采購職能，采購節(jié)省一分錢，相當(dāng)于銷售多買五分錢，采購不是成本中心，而是利潤中心——以這樣的視角去重新評估采購職能和采購崗位是不是就有不一樣的結(jié)果。采購的崗位工資應(yīng)該在企業(yè)里屬于中上水平，因為采購肩負(fù)的供應(yīng)鏈職能是決定企業(yè)核心競爭力的。杜絕采購腐敗關(guān)鍵是企業(yè)從流程制度上營造不能腐不想腐的環(huán)境，從流程制度上保證采購人員安全，在安全的環(huán)境下工作才可能心無旁騖的專注于價值貢獻(xiàn)和成長。所以我們不提高薪養(yǎng)廉，我們鼓勵正向激勵，我們鼓勵企業(yè)為采購團隊設(shè)立與銷售一樣的獎勵機制，只要采購團隊為公司降本增效，在數(shù)據(jù)屬實，財務(wù)角度核實的基礎(chǔ)上就可以兌現(xiàn)獎勵。為采購團隊設(shè)計激勵采購團隊成為利潤中心，通過不斷優(yōu)化改善供應(yīng)鏈運營效率，運營成本為企業(yè)創(chuàng)造價值。企業(yè)文化對采購腐敗的零容忍是以上所有層面中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是最有震懾力的。因此企業(yè)的文化構(gòu)建要具有清晰的價值導(dǎo)向，企業(yè)文化對采購腐敗行為和環(huán)境的零容忍才是一切變革和改善的有力基石。
